Управленческий отчет мастерской 3D-печати: как считать прибыль по месяцам, а не на глаз

Кратко

• Выручка и прибыль - разные цифры. Заказов может быть много, а на руках к концу месяца почти ничего, и отчет нужен именно для того, чтобы увидеть, где разница.
• Отчет мастерской собирается из трех слоев: выручка, себестоимость производства, операционные расходы. Четвертый, невидимый слой - ваша собственная ставка труда.
• Если заказы и склад ведутся в одном месте, две трети отчета собираются без ручной работы. Если в разных таблицах - на сведение уходит вечер, и цифрам все равно не веришь.
• FIFO-списание материала дает честную себестоимость месяца. Средняя цена размазывает подорожание пластика по кварталу, и прибыль в отчете получается нарисованной.
• Смысл не в разовом отчете, а в серии: три-четыре месяца подряд показывают тренд, один месяц не показывает ничего.

Почему «месяц был плотный», а денег не видно

Обычная ситуация небольшой мастерской: заказы шли, принтеры почти не простаивали, оплаты приходили регулярно. Заканчивается месяц, и на вопрос «сколько мы заработали» честный ответ - «вроде нормально». Не потому что владелец плохо считает, а потому что считать нечего: есть касса, есть переписка с клиентами, есть чек за пластик, но нет цифры, которая сводит это вместе.

Выручка - это все, что заплатили клиенты. Прибыль - то, что осталось после материала, машинного времени, амортизации, постобработки, брака, аренды и налога. Между этими двумя числами в мастерской обычно помещается больше, чем ожидает владелец, и почти вся разница прячется в себестоимости.

Отдельно стоит держать в голове третью цифру - деньги на счете. Она не равна ни выручке, ни прибыли: часть заказов оплачена авансом за работу, которую еще предстоит сделать, часть выдана без оплаты и висит долгом. Как разводить эти потоки, мы разбирали в материале про учет предоплаты и дебиторской задолженности.

Из чего состоит управленческий отчет

Управленческий отчет - не отчетность для налоговой. Это рабочая таблица для решений: поднимать ли цены, брать ли сложный заказ, тянет ли мастерская второй принтер. Строится он сверху вниз.

Две ключевые строки читаются по-разному. Валовая прибыль отвечает на вопрос, правильно ли назначены цены на печать. Чистая - сколько мастерская заработала после всех расходов на само свое существование.

Условный пример месяца

Цифры ниже - иллюстрация, а не статистика по рынку. Подставляйте свои, важна структура.

Мастерская на трех принтерах, месяц закрыт с выручкой 180 000 рублей.

• Материал по списанным партиям: 41 000
• Машинное время (амортизация и электричество): 12 000
• Работа: подготовка моделей, снятие, постобработка - 70 часов по своей ставке 500 рублей: 35 000
• Брак и переделки: 6 000
• Себестоимость производства: 94 000
• Валовая прибыль: 180 000 - 94 000 = 86 000, это 48 процентов от выручки

Дальше расходы, которые не привязаны к конкретному заказу:

• аренда помещения: 15 000
• реклама и площадки: 8 000
• связь, подписки, мелочи: 3 000
• налог НПД 6 процентов со 180 000: 10 800
• Чистая прибыль: 49 200, около 27 процентов от выручки

Теперь самое неудобное место в этом расчете. Строка «работа» на 35 000 - это ваши деньги, если печатаете вы сами. Многие ее просто не ставят, и тогда прибыль в отчете сразу вырастает до 84 тысяч. Цифра красивее, но она означает, что вы отработали 70 часов бесплатно и записали это в прибыль. Правильнее считать ставку всегда: тогда видно отдельно, сколько вы заработали руками, и отдельно - сколько заработала мастерская как бизнес. Если после вычета вашей ставки остается мало, это не повод убирать ставку из расчета, это ответ про цены.

Почему FIFO меняет цифру прибыли

Если материал списывается по средней цене, себестоимость месяца плавает без видимой причины: в одном месяце маржа 45 процентов, в другом 28, хотя цены на печать не менялись и заказы были похожие.

Классический сценарий, на котором это ловится: в марте взяли десять катушек по акции, в апреле поставщик поднял цену на пятнадцать процентов. При среднем списании апрельские заказы выглядят подозрительно выгодными - в расчет попадает смесь старой и новой цены. При FIFO сначала уходит мартовская партия по мартовской цене, потом апрельская по новой, и в отчете видно точную точку, где подорожание догнало производство. Механику мы подробно разбирали в статье про FIFO-учет филамента.

Для отчета это принципиально: рост цен на пластик либо виден в том месяце, когда он случился, либо размазывается по кварталу и всплывает уже как необъяснимое падение прибыли.

Как собрать отчет за один вечер

Порядок для ежемесячного отчета:

1. Взять выручку за месяц - закрытые и оплаченные заказы. Авансы за незакрытые заказы в выручку месяца не идут.
2. Взять себестоимость материала по этим же заказам - по фактически списанным партиям, а не по текущей цене в прайсе поставщика.
3. Добавить производственные расходы: электричество, амортизация оборудования, расходники для постобработки, запас на брак.
4. Получить валовую прибыль и посчитать ее долю от выручки. Это ответ про цены.
5. Вычесть операционные расходы и налог - получить чистую прибыль.
6. Положить рядом два предыдущих месяца и сравнить не суммы, а проценты.

Последний пункт важнее всех остальных. Один месяц не говорит ничего: он мог быть удачным из-за одного крупного заказа. Серия из трех-четырех месяцев показывает направление - маржа растет или сползает, и что с ней происходит при росте оборота.

Что смотреть в готовом отчете

• Доля валовой прибыли. Если она из месяца в месяц падает при том же ассортименте, дело либо в подорожавшем материале, либо в скидках, которые давались чаще, чем помнится.
• Разброс по заказам. Средняя маржа по месяцу маскирует убыточные заказы: несколько «дружеских» позиций по старой цене спокойно съедают прибыль с десятка нормальных. Как считать поштучно, разбирали в материале про рентабельность заказа.
• Доля операционных расходов в выручке. Аренда и реклама - постоянные, поэтому при провальном месяце они бьют сильнее всего. Полезно знать, какая выручка закрывает их полностью.
• Что стоит на складе. Прибыль в отчете может быть, а денег не быть, потому что они лежат на полке в виде материала, купленного впрок.

Частые ошибки

• Считать прибылью остаток на счете. Там лежат чужие авансы и не лежат ваши долги.
• Не ставить в расчет свою ставку труда - и получать красивую прибыль за счет бесплатной работы владельца.
• Списывать материал по цене последней закупки. Печаталось-то из того, что уже лежало на складе.
• Смешивать аренду и рекламу с себестоимостью конкретного заказа - после этого цена изделия перестает быть сравнимой от месяца к месяцу.
• Собирать отчет раз в квартал. К моменту, когда цифры сложились, решения по ценам уже опоздали на два месяца.
• Держать заказы, склад и расходы в трех несвязанных файлах - тогда любая цифра в отчете держится на честном слове того, кто последним правил таблицу.

Позиция Craftwerk

Готовый отчет о прибыли с графиками Craftwerk за вас не рисует - и обещать этого не будем. Но большую часть исходных данных для него он собирает сам, потому что заказы, склад и расчет живут в одной базе: выручка по закрытым заказам, себестоимость материала по фактически списанным партиям с FIFO, расчет по каждому заказу с материалом, временем печати и постобработкой. Сводить три таблицы между собой не приходится - выручка и себестоимость согласованы на уровне системы.

Касса и финансы доступны на всех тарифах, включая бесплатный, так что учет денег можно вести с первого дня. Более глубокая аналитика - маржа по заказам, сезонный разбор, рейтинг принтеров - есть на платных тарифах по подписке. Бесплатный план работает без ограничения по сроку, а выгрузить данные в CSV можно на любом тарифе: если отчет удобнее собирать в своей таблице, никто не мешает.

Программа десктопная и работает без интернета - цифры по прибыли остаются на вашем компьютере.

Вывод

Управленческий отчет - это не бухгалтерская формальность, а способ вовремя увидеть, что мастерская зарабатывает меньше, чем кажется, или наоборот может позволить себе новый принтер. Чтобы он был точным, нужны две согласованные вещи: выручка по закрытым заказам и себестоимость по реально списанным партиям материала. Плюс честность в одной строке - своя работа считается по ставке, даже когда платить ее самому себе не приходится.

Соберите первый такой отчет за прошлый месяц - обычно уже он показывает, какие заказы мастерскую кормят, а какие просто занимают принтеры. Посчитать на своих цифрах можно бесплатно: craftwerk.pro.